Staffing Clerk-Commis à la dotation

Position Overview

The Staffing Clerk is accountable to ensure the efficient and cost-effective staffing and payroll processes
within an electronic program, for the assigned departments, in accordance with designated site/unit/department/program’s staffing needs, organizational policies, and applicable collective agreements.

The incumbent exercises the appropriate level of initiative and independent judgment in determining work priorities, work methods to be employed and action to be taken on unusual matters. The position functions in a manner that is consistent with the mission, vision and values; and the policies of Southern Health-Santé Sud.

Aperçu du poste:

Le commis à la dotation est responsable de veiller à l'efficacité et à la rentabilité des processus de dotation et de paie dans le cadre d'un programme électronique, pour les départements qui lui sont confiés, conformément aux besoins en personnel de l'établissement/de l’unité/du département/du programme désigné, aux politiques organisationnelles et aux conventions collectives applicables.

Le ou la titulaire du poste bénéficie d’un niveau d’initiative approprié et fait preuve d’un jugement indépendant pour déterminer les priorités de travail, les méthodes de travail à utiliser et les mesures à adopter pour traiter les questions inhabituelles. Les fonctions du poste sont exercées d’une manière conforme à la vision, à la mission, aux valeurs et aux politiques de Southern Health-Santé Sud.

Experience

• Minimum one (1) year experience with electronic employee scheduling applications.
• Minimum three (3) years of experience in a health care environment.

Expérience:

• Minimum d’un (1) an d'expérience d’utilisateur×rice d’applications de planification d’horaires.
• Minimum de trois (3) ans d'expérience dans un milieu de soins de santé.

Education (Degree/Diploma/Certificate)

• Grade twelve (12) education or equivalent.

Formation (degré/diplôme/certificat):

• Diplôme de 12e année ou l’équivalent.

Certification/Licensure/Registration

Not Applicable

Certification/permis d’exercice/enregistrement:

Non applicable

Qualifications and Skills

• Proficiency of both official languages is essential (English/French).
• Proficiency in Microsoft Office Applications, particularly Excel, Outlook and Teams.
• Working knowledge of Collective Agreements.
• Working knowledge in the usage of office equipment.
• Demonstrated effective oral and written communication skills.
• Demonstrated efficient organizational and problem-solving skills.
• Demonstrated ability to prioritize workloads using effective time management skills.
• Demonstrated ability to be flexible and responsive to change.
• Demonstrated ability to make decisions independently.
• Demonstrated ability to build and maintain professional working relationships with management and staff within the region.
• Demonstrated ability to maintain detailed and focused accuracy given complexity of Electronic Scheduling Program and payroll processes.
• Given the cultural diversity of our region, the ability to respect and promote a culturally diverse population is required.
• Demonstrated ability to respect confidentiality including paper, electronic formats and other mediums.
• Good work and attendance record.

Qualifications et compétences:

• Compétences dans les deux langues officielles (français et anglais) est essentielle.
• Maîtrise des applications Microsoft Office, en particulier Excel, Outlook et Teams.
• Connaissance pratique des conventions collectives.
• Connaissance pratique de l'utilisation du matériel de bureau.
• Compétences démontrées en communication orale et écrite.
• Compétences organisationnelles et en résolution de problèmes.
• Capacité démontrée de maintenir une précision détaillée et ciblée, compte tenu de la complexité du programme de planification des horaires et des processus de paie.
• Capacité démontrée de prioriser les charges de travail en ayant recours à des compétences   efficaces en gestion du temps.
• Compétences d’adaptabilité et de flexibilité face aux changements.
• Capacité démontrée de prendre des décisions de manière autonome.
• Capacité démontrée d’établir et de maintenir des relations de travail professionnelles avec la direction et le personnel au sein de la région.
• Capacité requise à respecter et à promouvoir une population culturellement diversifiée étant donné la diversité culturelle de notre région.
• Capacité démontrée à respecter la confidentialité de l’information, qu’elle soit dans des documents papier, électroniques ou sous toutes autres formes.
• Bons antécédents de travail et d’assiduité.

Physical Requirements

• Demonstrated ability to meet the physical and mental demands of the job.
• No hazardous or significantly unpleasant conditions.
• May work occasionally evenings and weekends as necessary.
• May be required to travel to other regional facilities if required by the duties of the position.

Exigences physiques:

• Capacité démontrée à répondre aux exigences physiques et mentales du poste.
• Pas de conditions dangereuses ou significativement désagréables.
• Possibilités de travailler occasionnellement le soir et le week-end, selon les besoins.
• Possibilités d’avoir à se rendre dans d'autres établissements régionaux si les fonctions du poste l'exigent.