Administrative Assistant - Acute Care-Adjoint.e administratif.ive-Soins actifs
Requisition ID: 373079
Position Number: 109-71205-A231-01
Posting End Date: December 6, 2024
Employer: Southern Health-Santé Sud
Site: Hôpital Ste-Anne Hospital
Union: Non Union
Department/Unit: Administration
Work Location: Hôpital Ste-Anne Hospital
City: Ste. Anne
Hiring Status: Permanent
FTE: 1.0
Employment arrangement: In Person
Daily hours worked: 7.75
Anticipated shift: Days
Annual base hours: 2015
Anticipated Start Date
Salary: -
Find your rewarding career in a vibrant and diverse community within Southern Health-Santé Sud. Our organization is privileged to provide care for people at every point in their lives.
Partnering with our communities, we provide safe, accessible and sustainable people-centered health care. We are proud to work in collaboration with all our partners within and throughout our diverse region: seven First Nations Communities, Francophone, Métis, Mennonite and Hutterite communities as well as a growing number of immigrants from all over the world.
Be part of the Southern Health-Santé Sud team, who is rooted in what matters most. Join a region that offers a lifestyle like no other – a safe, peaceful, beautiful, fulfilling life for you and your family.
Trouvez une carrière enrichissante dans une communauté dynamique et diversifiée au sein de Southern Health-Santé Sud. Notre organisation a le privilège de fournir des soins aux personnes à chaque étape de leur vie.
En partenariat avec nos communautés, nous fournissons des soins de santé sûrs, accessibles et durables, axés sur les personnes. Nous sommes fiers de travailler en collaboration avec tous nos partenaires dans notre région diversifiée : sept des communautés des Premières nations, des communautés francophones, métisses, mennonites et huttérites, ainsi qu'un nombre croissant d'immigrants du monde entier.
Faites partie de l'équipe de Southern Health-Santé Sud, qui s'enracine dans ce qui compte le plus. Joignez-vous à une région qui offre un style de vie sans pareil - une vie sécuritaire, paisible, belle et épanouissante pour vous et votre famille.
Position Overview
Reporting to the Director Health Services and/or Manager Health Services - Acute Care, the Administrative Assistant is responsible for providing administrative duties to develop, organize and maintain databases within the portfolio.
This includes working with confidential information, maintaining personnel files, finance functions, clerical functions, office and data management, documentation, communications and other duties as assigned.
The incumbent exercises the appropriate level of initiative and independent judgment in determining work priorities, work methods to be employed and action to be taken on unusual matters. The position functions in a manner that is consistent with the mission, vision and values; and the policies of Southern Health-Santé Sud.
Aperçu du poste:
Sous la responsabilité du (de la) Directeur rice Services de santé et/ou le ou la Gestionnaire Services de santé - Soins actifs, l’Adjoint e administratif ive est chargé d'effectuer des tâches administratives pour développer, organiser et maintenir des bases de données au sein du dossier.
Ceci comprend le traitement d’informations confidentielles, la tenue des dossiers du personnel, les fonctions financières, les fonctions de bureau, la gestion du bureau et des données, la documentation, les communications et d’autres tâches qui lui sont assignées.
Le ou la titulaire du poste bénéficie d’un niveau d’initiative approprié et fait preuve d’un jugement indépendant pour déterminer les priorités de travail, les méthodes de travail à utiliser et les mesures à adopter pour traiter les questions inhabituelles. Les fonctions du poste sont exercées d’une manière conforme à la vision, à la mission, aux valeurs et aux politiques de Southern Health-Santé Sud.
Experience
- Minimum two (2) years directly-related administrative experience or equivalent.
Expérience:
- Minimum deux (2) ans d’expérience administrative en rapport direct ou l’équivalent.
Education (Degree/Diploma/Certificate)
- Grade twelve (12) education or equivalent.
- Graduate of a recognized Administrative Assistant program or equivalent.
Formation (degré/diplôme/certificat):
- Diplôme de 12 année ou l’équivalent.
- Diplôme d’un programme d’assistant administratif reconnu ou l’équivalent.
Certification/Licensure/Registration
Not Applicable
Certification/permis d’exercice/enregistrement:
Non applicable
Qualifications and Skills
- Proficiency of both official languages is essential (English/French).
- Proficiency in Microsoft Office Applications and Outlook/Email.
- Knowledge of Health Care collective agreements would be an asset.
- Demonstrated keyboarding speed of 55 words per minute.
- Demonstrated ability to problem-solve, dealing with inquiries, concerns and/or occurrences.
- Demonstrated ability to effectively manage workload by establishing priorities.
- Demonstrated knowledge of customer service concepts and practices.
- Demonstrated effective oral and written communication skills.
- Demonstrated strong interpersonal and effective organizational skills.
- Demonstrated ability to work in a team environment along with ability to work independently with minimal supervision in a multi-tasking environment.
- Demonstrated ability to learn and adapt to new computerized programs.
- Given the cultural diversity of our region, the ability to respect and promote a culturally diverse population is required.
- Demonstrated ability to respect confidentiality including paper, electronic formats and other mediums.
- Good work and attendance record.
Qualifications et compétences:
- Compétences dans les deux langues officielles (français et anglais) est essentielle.
- Connaissance et maîtrise des applications Microsoft Office et de la messagerie électronique/Outlook.
- La connaissance des conventions collectives dans le domaine des soins de santé serait un atout.
- Vitesse de frappe démontrée de 55 mots par minute.
- Capacité démontrée à résoudre des problèmes, à traiter des demandes, des préoccupations et/ou des incidents.
- Capacité démontrée à gérer efficacement la charge de travail en établissant des priorités.
- Connaissance démontrée des concepts et pratiques en matière de service à la clientèle.
- Compétences démontrées en communication efficace à l’orale et à l’écrit.
- Compétences interpersonnelles solides et compétences organisationnelles efficaces démontrées.
- Capacité démontrée à travailler dans un environnement d'équipe et à travailler de manière indépendante avec une supervision minimale dans un environnement multitâche.
- Capacité démontrée à apprendre et à s'adapter à de nouveaux programmes informatiques.
- Capacité requise à respecter et à promouvoir une population culturellement diversifiée étant donné la diversité culturelle de notre région.
- Capacité démontrée à respecter la confidentialité de l’information, qu’elle soit dans des documents papier, électroniques ou sous toutes autres formes.
- Bons antécédents de travail et d’assiduité.
Physical Requirements
- Demonstrated ability to meet the physical and mental demands of the job.
- No hazardous or significantly unpleasant conditions.
- May work occasionally evenings and weekends as necessary.
- May be required to travel to other regional facilities if required by the duties of the position.
Exigences physiques:
- Capacité démontrée à répondre aux exigences physiques et mentales du poste.
- Pas de conditions dangereuses ou significativement désagréables.
- Possibilités de travailler occasionnellement le soir et la fin de semaine, selon les besoins.
- Possibilités d’avoir à se rendre dans d'autres établissements régionaux si les fonctions du poste l'exigent.
Applicants may request reasonable accommodation related to the materials or activities used throughout the selection process.
Consistent with the French Language Services Policy of the Government of Manitoba and Southern Health-Santé Sud’s FLS Policy, we are committed to offering services in English and French in designated program/service areas serving French-speaking communities within Southern Health-Santé Sud. If no candidates satisfy the bilingual qualification, candidates meeting all other qualifications may be considered for this position.
Southern Health-Santé Sud, in partnership with the Indigenous community, is committed to increasing the representation of Indigenous people within all levels of our workforce. Indigenous applicants are encouraged to apply and to voluntarily self-identify as being of Indigenous descent in their cover letter/application.
Completes and maintains Satisfactory Criminal Record Check, Vulnerable Sector Search, Adult Abuse Registry Check and Child Abuse Registry Check. The successful candidate will be responsible for any service charges incurred.
All Health Care Workers are required to be immunized as a condition of employment in accordance with Southern Health-Santé Sud policy.
Please include three work-related references with your job application from persons who are not related to you but have direct knowledge of your current and past work performance.
Please be advised that job competitions for union represented positions may be grieved by internal represented applicants. Should a selection grievance be filed, information from the competition file may be provided to the grievor's representative. Personal information irrelevant to the grievance and other information protected under legislation will be redacted.
Les candidats peuvent demander des aménagements raisonnables en ce qui concerne le matériel ou les activités utilisés tout au long du processus de sélection.
Southern Health-Santé Sud, en partenariat avec la communauté autochtone, s’est engagé à mieux représenter la population autochtone à tous les niveaux au sein de son personnel. Southern Health-Santé Sud encourage les Autochtones intéressés à présenter une demande d’emploi et à déclarer volontairement leur ascendance dans leur demande ou leur lettre d’envoi.
Complète et maintien une vérification de casier judiciaire, vérification des antécédents - personnes vulnérables (VAPV), registre des mauvais traitements infligés aux adultes et registre de l’enfance maltraitée satisfaisants. Le candidat ou la candidate choisi(e) assumera les coûts associés.
Conformément à sa politique, Southern Health-Santé Sud exige comme condition d'emploi que tous les travailleurs de la santé soient vaccinés.
Veuillez joindre à votre demande d’emploi 3 références professionnelles provenant de personnes sans lien de parenté avec vous, mais qui ont une connaissance directe de votre rendement au travail actuel et passé.
En vertu des politiques sur les services en langue française du gouvernement du Manitoba et de Southern Health-Santé Sud, nous sommes engagés à l’offre et à la livraison de nos services de santé en français et en anglais dans les établissements et programmes désignés bilingues qui servent les communautés où la population d’expression française est concentrée. Si aucun candidat ne répond aux exigences du bilinguisme, les candidats répondants à toutes les autres exigences du poste pourraient y être considérés.
Veuillez noter que les concours pour des postes représentés par un syndicat peuvent faire l'objet d'un grief de la part de candidats représentés à l'interne. Si un grief de sélection est déposé, les informations contenues dans le dossier du concours peuvent être communiquées au représentant du plaignant. Les informations personnelles non pertinentes au grief et les autres informations protégées par la législation seront retirées.
