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Current Employees

Health Information Clerk-Commis-Services d'information sur la santé

Requisition ID: ​374480

Position Number: 134-71190-T232-01

Posting End Date: February 4, 2025

Employer: ​Southern Health-Santé Sud​

Site: ​Centre Medico-social DeSalaberry District Health Centre​

Union: ​CUPE​

Department/Unit: ​Health Information Services​

Work Location: Centre Medico-social DeSalaberry District Health Centre

City: ​St. Pierre-Jolys​

Hiring Status: Temporary

FTE: ​1.0​

Employment arrangement: ​In Person​

Daily hours worked: ​7.75

Anticipated shift: ​Days​

Annual base hours: ​2015​                                                                             

Anticipated Start Date – End Date: As mutually agreed upon

Reason for Term: Indefinite Term

Salary: As per CUPE Collective Agreement

 

Find your rewarding career in a vibrant and diverse community within Southern Health-Santé Sud. Our organization is privileged to provide care for people at every point in their lives.

 

Partnering with our communities, we provide safe, accessible and sustainable people-centered health care. We are proud to work in collaboration with all our partners within and throughout our diverse region: seven First Nations Communities, Francophone, Métis, Mennonite and Hutterite communities as well as a growing number of immigrants from all over the world.

 

Be part of the Southern Health-Santé Sud team, who is rooted in what matters most. Join a region that offers a lifestyle like no other – a safe, peaceful, beautiful, fulfilling life for you and yours.

 

Trouvez une carrière enrichissante dans une communauté dynamique et diversifiée au sein de Southern Health-Santé Sud. Notre organisation a le privilège de fournir des soins aux personnes à chaque étape de leur vie. 

 

En partenariat avec nos communautés, nous fournissons des soins de santé sûrs, accessibles et durables, axés sur les personnes. Nous sommes fiers de travailler en collaboration avec tous nos partenaires dans notre région diversifiée : sept des communautés des Premières nations, des communautés francophones, métisses, mennonites et huttérites, ainsi qu'un nombre croissant d'immigrants du monde entier. 

 

Faites partie de l'équipe de Southern Health-Santé Sud, qui s'enracine dans ce qui compte le plus. Joignez-vous à une région qui offre un style de vie sans pareil - une vie sécuritaire, paisible, belle et épanouissante pour vous et votre famille.

 

Position Overview

Reporting to the Lead - Health Information Services or Manager Health Services, the Health Information Records Clerk is responsible for the management of an efficient admission/discharge/transfer (ADT) system. Performs record processing ensuring that organized health records are maintained and is accountable for the correct identification including filing of patient reports along with the maintenance of the health record deficiency system in accordance with regional standards. The Health Information Records Clerk provides facility support for retrieving health information, ensuring timely access, maintaining an up to date chart location and ensuring secure storage. Also provides general office administration support to the Health Information Services department while maintaining confidentiality in all matters relating to clients, staff and the organization. The incumbent works co-operatively in a matrix structure to support the functions of Health Information Services.

The incumbent exercises the appropriate level of initiative and independent judgment in determining work priorities, work methods to be employed and action to be taken on unusual matters. The position functions in a manner that is consistent with the mission, vision and values; and the policies of Southern Health-Santé Sud.

 

Aperçu du poste:

Sous la responsabilité du Chef - Services d'information sur la santé ou du Gestionnaire Services de santé, le(la) Commis - Services d’information à la santé est chargé de la gestion d'un système efficace d'admission, de sortie et de transfert (ADT). Il (elle) traite les dossiers en veillant à ce que les dossiers médicaux organisés sont tenus et il(elle) est responsable de l'identification correcte et du classement des rapports des patients, ainsi que du maintien du système d’information sur les déficiences en matière de santé conformément aux normes régionales. Le(la) commis apporte son soutien à l'établissement pour la récupération des informations sur la santé, l'accès rapide à ces informations, la mise à jour de l'emplacement des dossiers et le stockage sécurisé. Il(elle) fournit également un soutien administratif général au département de services d’information sur la santé, tout en préservant la confidentialité pour toutes les questions relatives aux clients, au personnel et à l'organisation. Le(la) titulaire travaille en coopération dans une structure matricielle pour soutenir les fonctions des services d'information sur la santé.

Le ou la titulaire du poste bénéficie d’un niveau d’initiative approprié et fait preuve d’un jugement indépendant pour déterminer les priorités de travail, les méthodes de travail à utiliser et les mesures à adopter pour traiter les questions inhabituelles. Les fonctions du poste sont exercées d’une manière conforme à la vision, à la mission, aux valeurs et aux politiques de Southern Health-Santé Sud.

Experience

  • Minimum one (1) year clerical experience in a health care setting.

 

Expérience:

  • Minimum d’une (1) année d'expérience dans le domaine du travail de bureau.

Education (Degree/Diploma/Certificate)

  • Grade 12 Education or equivalent.
  • Completion of a Medical Office Assistant Program.
  • Completion of a recognized Medical Terminology Course.
  • Other suitable combinations and experience may be considered.

 

Formation (degré/diplôme/certificat):

  • Diplôme de 12e année ou l’équivalent.
  • Diplôme d'un programme d'Assistant administratif en milieu médical.
  • Cours Terminologie médicale requis.
  • Combinaison équivalente d’expérience pourra être prise en considération.

Certification/Licensure/Registration

Not Applicable

 

Certification/permis d’exercice/enregistrement:

Non Applicable

Qualifications and Skills

  • Proficiency of both official languages is essential (English/French).
  • Demonstrated knowledge of electronic health records.
  • Knowledge of the Personal Health Information Act (PHIA) and other healthcare related legislation.
  • Proficiency in Microsoft Office applications and Email/Outlook.
  • Accurate keyboarding/typing skills, with minimum 40 wpm.
  • Demonstrated ability to provide a high level of attention to detail and accuracy.
  • Demonstrated ability to work in a fast paced and changing environment.
  • Demonstrated approachable and welcoming demeanor.
  • Demonstrated written and oral communication skills.
  • Demonstrated organizational, decision making and problem-solving skills.
  • Demonstrated ability to display independent judgment.
  • Demonstrated ability to prioritize in a changing environment.
  • Demonstrated ability to build and maintain professional working relationships.
  • Demonstrated ability to work in a team as well as independently.
  • Given the cultural diversity of our region, the ability to respect and promote a culturally diverse population is required.
  • Demonstrated ability to respect confidentiality including paper, electronic formats and other mediums.
  • Good work and attendance record.

 

Qualifications et compétences:

  • Compétences dans les deux langues officielles (français et anglais) est essentielle.
  • Connaissance démontrée des dossiers médicaux électroniques.
  • Connaissance de la loi sur les informations médicales personnelles (PHIA) et d'autres législations relatives aux soins de santé.
  • Maîtrise des applications Microsoft Office et de la messagerie électronique/Outlook.
  • Compétences en matière de saisie et de dactylographie, avec un minimum de 40 mots par minute.
  • Capacité avérée à accorder une grande attention aux détails et à la précision.
  • Capacité avérée à travailler dans un environnement en constante évolution.
  • Comportement avenant et accueillant.
  • Compétences avérées en matière de communication écrite et orale.
  • Compétences avérées en matière d'organisation, de prise de décision et de résolution de problèmes.
  • Capacité avérée à faire preuve d'un jugement indépendant.
  • Capacité avérée à établir des priorités dans un environnement changeant.
  • Capacité avérée à établir et à maintenir des relations de travail professionnelles.
  • Capacité avérée à travailler en équipe et de manière indépendante.
  • Capacité requise à respecter et à promouvoir une population culturellement diversifiée étant donné la diversité culturelle de notre région.
  • Capacité démontrée à respecter la confidentialité de l’information, qu’elle soit dans des documents papier, électroniques ou sous toutes autres formes.
  • Bons antécédents de travail et d’assiduité.

Physical Requirements

  • Health and physical ability to perform routine filing (i.e. lifting, stretching, bending, walking while carrying multiple files).
  • No hazardous or significantly unpleasant conditions.
  • May work occasionally evenings and weekends as necessary.
  • May be required to travel to other regional facilities if required by the duties of the position.

 

Exigences physiques:

  • Santé et capacité physique à effectuer des opérations de classement de routine (c’est-à-dire, soulever, s’étirer, se pencher, marcher tout en transportant plusieurs dossiers).
  • Pas de conditions dangereuses ou significativement désagréables.
  • Possibilités de travailler occasionnellement le soir et la fin de semaine, selon les besoins.
  • Possibilités d’avoir à se rendre dans d'autres établissements régionaux si les fonctions du poste l'exigent.

 

 

This term position may end earlier as outlined in your collective agreement.

 

Applicants may request reasonable accommodation related to the materials or activities used throughout the selection process.

 

Consistent with the French Language Services Policy of the Government of Manitoba and Southern Health-Santé Sud’s FLS Policy, we are committed to offering services in English and French in designated program/service areas serving French-speaking communities within Southern Health-Santé Sud. If no candidates satisfy the bilingual qualification, candidates meeting all other qualifications may be considered for this position.

 

Southern Health-Santé Sud, in partnership with the Indigenous community, is committed to increasing the representation of Indigenous people within all levels of our workforce. Indigenous applicants are encouraged to apply and to voluntarily self-identify as being of Indigenous descent in their cover letter/application.

 

Completes and maintains Satisfactory Criminal Record Check, Vulnerable Sector Search, Adult Abuse Registry Check and Child Abuse Registry Check. The successful candidate will be responsible for any service charges incurred.

 

All Health Care Workers are required to be immunized as a condition of employment in accordance with Southern Health-Santé Sud policy.

 

Please include three work-related references with your job application from persons who are not related to you but have direct knowledge of your current and past work performance.

 

Please be advised that job competitions for union represented positions may be grieved by internal represented applicants. Should a selection grievance be filed, information from the competition file may be provided to the grievor's representative. Personal information irrelevant to the grievance and other information protected under legislation will be redacted.

 

Ce poste à durée déterminée peut prendre fin plus tôt, comme le prévoit votre convention collective.

 

Les candidats peuvent demander des aménagements raisonnables en ce qui concerne le matériel ou les activités utilisés tout au long du processus de sélection.

 

Southern Health-Santé Sud, en partenariat avec la communauté autochtone, s’est engagé à mieux représenter la population autochtone à tous les niveaux au sein de son personnel. Southern Health-Santé Sud encourage les Autochtones intéressés à présenter une demande d’emploi et à déclarer volontairement leur ascendance dans leur demande ou leur lettre d’envoi.

 

Complète et maintien une vérification de casier judiciaire, vérification des antécédents - personnes vulnérables (VAPV), registre des mauvais traitements infligés aux adultes et registre de l’enfance maltraitée satisfaisants. Le candidat ou la candidate choisi(e) assumera les coûts associés.

 

Conformément à sa politique, Southern Health-Santé Sud exige comme condition d'emploi que tous les travailleurs de la santé soient vaccinés.

 

Veuillez joindre à votre demande d’emploi 3 références professionnelles provenant de personnes sans lien de parenté avec vous, mais qui ont une connaissance directe de votre rendement au travail actuel et passé.

 

En vertu des politiques sur les services en langue française du gouvernement du Manitoba et de Southern Health-Santé Sud, nous sommes engagés à l’offre et à la livraison de nos services de santé en français et en anglais dans les établissements et programmes désignés bilingues qui servent les communautés où la population d’expression française est concentrée. Si aucun candidat ne répond aux exigences du bilinguisme, les candidats répondants à toutes les autres exigences du poste pourraient y être considérés.

 

Veuillez noter que les concours pour des postes représentés par un syndicat peuvent faire l'objet d'un grief de la part de candidats représentés à l'interne. Si un grief de sélection est déposé, les informations contenues dans le dossier du concours peuvent être communiquées au représentant du plaignant. Les informations personnelles non pertinentes au grief et les autres informations protégées par la législation seront retirées.


Job Segment: Medical, EMR, Healthcare

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