Scheduling Clerk-Commis aux horaires
Requisition ID: 402761
Position Number: 133-71110-A328-01
Posting End Date: May 22, 2026
Employer: Southern Health-Santé Sud
Site: Centre de santé St. Claude Health Centre
Union: Non Union
Department/Unit: Administration
Work Location: Centre de santé St. Claude Health Centre
City: St. Claude
Hiring Status: Temporary
FTE: 0.70
Employment arrangement: In Person
Daily hours worked: 7.75
Anticipated shift: Days
Annual base hours: 2015
Anticipated Start Date – End Date: 05/29/2026 – 03/31/2027
Reason for Term: Other Leave
Salary: To be determined
Find your rewarding career in a vibrant and diverse community within Southern Health-Santé Sud. Our organization is privileged to provide care for people at every point in their lives.
Partnering with our communities, we provide safe, accessible and sustainable people-centered health care. We are proud to work in collaboration with all our partners within and throughout our diverse region: seven First Nations Communities, Francophone, Métis, Mennonite and Hutterite communities as well as a growing number of immigrants from all over the world.
Be part of the Southern Health-Santé Sud team, who is rooted in what matters most. Join a region that offers a lifestyle like no other – a safe, peaceful, beautiful, fulfilling life for you and yours.
Trouvez une carrière enrichissante dans une communauté dynamique et diversifiée au sein de Southern Health-Santé Sud. Notre organisation a le privilège de fournir des soins aux personnes à chaque étape de leur vie.
En partenariat avec nos communautés, nous fournissons des soins de santé sûrs, accessibles et durables, axés sur les personnes. Nous sommes fiers de travailler en collaboration avec tous nos partenaires dans notre région diversifiée : sept des communautés des Premières nations, des communautés francophones, métisses, mennonites et huttérites, ainsi qu'un nombre croissant d'immigrants du monde entier.
Faites partie de l'équipe de Southern Health-Santé Sud, qui s'enracine dans ce qui compte le plus. Joignez-vous à une région qui offre un style de vie sans pareil - une vie sécuritaire, paisible, belle et épanouissante pour vous et votre famille.
Position Overview
The Scheduling Clerk is the subject matter expert and is responsible for the day to day coordination of human resource staffing which includes assigning and maintaining staff schedules, staffing relief shifts, on call shifts, and necessary data entry and record keeping. Working closely with leadership, the Scheduling Clerk ensures compliance with collective agreement scheduling rules with the aim to create cost effective schedules that reduce the need for overtime and agency resources.
The incumbent exercises the appropriate level of initiative and independent judgment in determining work priorities, work methods to be employed and action to be taken on unusual matters. The position functions in a manner that is consistent with the mission, vision and values; and the policies of Southern Health-Santé Sud.
Aperçu du poste:
Le Commis aux horaires est responsable de la coordination quotidienne de la dotation en ressources humaines, ce qui comprend l'affectation et le maintien des horaires du personnel, la dotation des équipes de relève et des équipes de garde, ainsi que la saisie des données nécessaires et la tenue des dossiers. En étroite collaboration avec la direction, le ou la titulaire veille au respect des règles de la convention collective en matière d'horaires, dans le but de créer des horaires efficaces qui réduisent le recours aux heures supplémentaires et aux ressources de l'agence.
Le ou la titulaire du poste bénéficie d’un niveau d’initiative approprié et fait preuve d’un jugement indépendant pour déterminer les priorités de travail, les méthodes de travail à utiliser et les mesures à adopter pour traiter les questions inhabituelles. Les fonctions du poste sont exercées d’une manière conforme à la vision, à la mission, aux valeurs et aux politiques de Southern Health-Santé Sud.
Experience
- Minimum one (1) year experience with electronic employee scheduling applications.
- Minimum three (3) years’ experience in a health care environment.
Expérience:
- Minimum d’un (1) an d'expérience d’utilisateur rice d’applications de planification d’horaires.
- Minimum de trois (3) ans d'expérience dans un milieu de soins de santé.
Education (Degree/Diploma/Certificate)
- Grade twelve (12) education or equivalent.
- Preference given to applicants trained on ESP scheduling software.
- Other combinations of education and experience may be considered.
Formation (degré/diplôme/certificat):
- Diplôme de 12e année ou l’équivalent.
- Préférence est donnée aux candidats formés à l'utilisation du logiciel de planification ESP.
- Combinaison équivalente d’études et d’expérience pourrait être prise en considération.
Certification/Licensure/Registration
Not Applicable
Certification/permis d’exercice/enregistrement:
Non applicable
Qualifications and Skills
- Proficiency of both official languages is essential (English/French).
- Proficiency in Microsoft Office Applications, particularly Excel, Outlook and Teams.
- Working knowledge of Collective Agreements.
- Working knowledge in the usage of office equipment.
- Demonstrated ability to schedule staff in a computerized scheduling system.
- Demonstrated effective oral and written communication skills.
- Demonstrated ability to work effectively in a collaborative interdisciplinary environment.
- Demonstrated ability to function and make decisions independently.
- Demonstrated ability to use an analytical and inquiring approach to solve problems.
- Demonstrated ability to work both independently with minimum supervision and as a team member.
- Demonstrated ability to meet tight deadlines and work in a time sensitive environment, managing competing priorities.
- Given the cultural diversity of our region, the ability to respect and promote a culturally diverse population is required.
- Demonstrated ability to respect confidentiality including paper, electronic formats and other mediums.
- Good work and attendance record.
Qualifications et compétences:
- Compétences dans les deux langues officielles (français et anglais) est essentielle.
- Maîtrise des applications Microsoft Office, en particulier Excel, Outlook et Teams.
- Connaissance pratique des conventions collectives.
- Connaissance pratique de l'utilisation du matériel de bureau.
- Capacité démontrée à établir les horaires du personnel à l'aide d'un système de planification informatisé.
- Compétences démontrées en communication orale et écrite.
- Capacité démontrée à travailler efficacement dans un environnement interdisciplinaire et collaboratif.
- Capacité démontrée à travailler de manière autonome et à prendre des décisions de manière indépendante.
- Capacité démontré à utiliser une approche analytique et curieuse pour résoudre les problèmes.
- Capacité démontrée à travailler à la fois de manière indépendante avec un minimum de supervision et en tant que membre d'une équipe.
- Capacité démontrée à respecter des échéances et à travailler dans un environnement sensible à la gestion du temps, en gérant des priorités concurrentes.
- Capacité requise à respecter et à promouvoir une population culturellement diversifiée étant donné la diversité culturelle de notre région.
- Capacité démontrée à respecter la confidentialité de l’information, qu’elle soit dans des documents papier, électroniques ou sous toutes autres formes.
- Bons antécédents de travail et d’assiduité.
Physical Requirements
- Demonstrated ability to meet the physical and mental demands of the job.
- No hazardous or significantly unpleasant conditions.
- May work occasionally evenings and weekends as necessary.
- May be required to travel to other regional facilities if required by the duties of the position.
Exigences physiques:
- Capacité démontrée à répondre aux exigences physiques et mentales du poste.
- Pas de conditions dangereuses ou significativement désagréables.
- Possibilités de travailler occasionnellement le soir et le week-end, selon les besoins.
- Possibilités d’avoir à se rendre dans d'autres établissements régionaux si les fonctions du poste l'exigent.
This term position may end earlier as outlined in your collective agreement.
Applicants may request reasonable accommodation related to the materials or activities used throughout the selection process.
Consistent with the French Language Services Policy of the Government of Manitoba and Southern Health-Santé Sud’s FLS Policy, we are committed to offering services in English and French in designated program/service areas serving French-speaking communities within Southern Health-Santé Sud. If no candidates satisfy the bilingual qualification, candidates meeting all other qualifications may be considered for this position.
Southern Health-Santé Sud, in partnership with the Indigenous community, is committed to increasing the representation of Indigenous people within all levels of our workforce. Indigenous applicants are encouraged to apply and to voluntarily self-identify as being of Indigenous descent in their cover letter/application.
Completes and maintains Satisfactory Criminal Record Check, Vulnerable Sector Search, Adult Abuse Registry Check and Child Abuse Registry Check. The successful candidate will be responsible for any service charges incurred.
Please include three work-related references with your job application from persons who are not related to you but have direct knowledge of your current and past work performance.
Please be advised that job competitions for union represented positions may be grieved by internal represented applicants. Should a selection grievance be filed, information from the competition file may be provided to the grievor's representative. Personal information irrelevant to the grievance and other information protected under legislation will be redacted.
Ce poste à durée déterminée peut prendre fin plus tôt, comme le prévoit votre convention collective.
Les candidats peuvent demander des aménagements raisonnables en ce qui concerne le matériel ou les activités utilisés tout au long du processus de sélection.
Southern Health-Santé Sud, en partenariat avec la communauté autochtone, s’est engagé à mieux représenter la population autochtone à tous les niveaux au sein de son personnel. Southern Health-Santé Sud encourage les Autochtones intéressés à présenter une demande d’emploi et à déclarer volontairement leur ascendance dans leur demande ou leur lettre d’envoi.
Complète et maintien une vérification de casier judiciaire, vérification des antécédents - personnes vulnérables (VAPV), registre des mauvais traitements infligés aux adultes et registre de l’enfance maltraitée satisfaisants. Le candidat ou la candidate choisi(e) assumera les coûts associés.
Conformément à sa politique, Southern Health-Santé Sud exige comme condition d'emploi que tous les travailleurs de la santé soient vaccinés.
Veuillez joindre à votre demande d’emploi 3 références professionnelles provenant de personnes sans lien de parenté avec vous, mais qui ont une connaissance directe de votre rendement au travail actuel et passé.
En vertu des politiques sur les services en langue française du gouvernement du Manitoba et de Southern Health-Santé Sud, nous sommes engagés à l’offre et à la livraison de nos services de santé en français et en anglais dans les établissements et programmes désignés bilingues qui servent les communautés où la population d’expression française est concentrée. Si aucun candidat ne répond aux exigences du bilinguisme, les candidats répondants à toutes les autres exigences du poste pourraient y être considérés.
Veuillez noter que les concours pour des postes représentés par un syndicat peuvent faire l'objet d'un grief de la part de candidats représentés à l'interne. Si un grief de sélection est déposé, les informations contenues dans le dossier du concours peuvent être communiquées au représentant du plaignant. Les informations personnelles non pertinentes au grief et les autres informations protégées par la législation seront retirées.
