REPOST Public Health Clerk - Bilingual

Requisition ID: 825 

Position Number: 20003222

Posting End Date: January 19, 2018

City: Winnipeg

Site: WRHA Community Health Services

Work Location: 170 Goulet Street

Department / Unit: Public Health St Vital 

Job Stream: Clinical Support 

Union: MGEU-COMMUNITY

Targeted Start Date - End Date: 03/01/2018 - 03/14/2019

Reason for Term: Maternity Leave

FTE: 0.80 

Anticipated Shift: Days; Evenings; Other; Weekends

Daily Hours Worked: 7.25 hours

Annual Base Hours: 1885

Salary: $22.066, $22.632, $23.265, $23.876, $24.522, $25.303

 

Grow your career in the Winnipeg Health Region! Our team provides a spectrum of health care services through an integrated network of sites, services and organizations. We’re united by a shared commitment to excellent and equitable health care.

Position Overview

Reporting to the Manager, Facility and Support Services, the incumbent provides clerical and administrative support to the assigned community area Public Health team including maintaining and updating immunization records and statistics, entering data and typing of confidential documents, preparing and distributing high volumes of information packages, ordering or coordinating print jobs and clerical or immunization supplies, corresponding or communicating with physicians’ offices and school staff, and preparing records, forms or supplies in advance of immunization clinics.  The incumbent may participate in immunization clinics and a variety of other administrative duties as required.  The incumbent must contribute to a respectful work environment and participate in workload sharing and coverage with the administrative support team for the site and offices within the community area(s).

 

Consistent with the French Language Services Policy of the Government of Manitoba and the Winnipeg Regional Health Authority's French Language Services Policy, the WRHA is committed to offer services in French and English in designated program/service areas serving francophone communities in Winnipeg. THIS POSITION HAS BEEN DESIGNATED BILINGUAL.  

 

Sous l’autorité du gestionnaire des installations et des services de soutien, le/la titulaire fournit un soutien clérical et administratif à l’équipe de santé publique de la zone communautaire assignée, ce qui consiste notamment à : tenir et mettre à jour les dossiers et statistiques d’immunisation, saisir les données et transcrire des documents confidentiels, préparer et distribuer un grand nombre de trousses d’information, prioriser ou coordonner les tâches d’impression, gérer les fournitures de bureau ou d’immunisation, correspondre ou communiquer avec les bureaux de médecins et le personnel du réseau scolaire, et préparer les dossiers, formulaires ou fournitures avant les cliniques d’immunisation. Le/la titulaire peut avoir à participer à des cliniques d’immunisation et à diverses autres tâches administratives au besoin. Le/la titulaire doit contribuer à maintenir un environnement de travail respectueux et participer au partage de la charge de travail et du service à offrir avec l’équipe de soutien administratif pour l’établissement et les bureaux de la ou des zones communautaires.

 

Fidèle à la Politique des services en langue française du gouvernement du Manitoba et à sa propre politique en matière de services en français, l’Office régional de la santé de Winnipeg s’est engagé à offrir ses services en français et en anglais dans des zones francophones désignées de programmes et de services.  CE POSTE A ÉTÉ DÉSIGNÉ BILINGUE.  

Experience

  • Two years related and progressively responsible administrative experience required.
  • Experience in email and computerized calendars required.
  • Data entry experience with a high degree of accuracy required.
  • Experience with Manitoba Immunization Monitoring System (MIMS) preferred.
  • Administrative experience in a healthcare office preferred.

 

  • Deux années d’expérience en administration exigées, avec augmentation progressive des responsabilités.
  • Expérience du traitement du courrier électronique et des calendriers informatisés exigé.
  • Expérience dans l’entrée des données et un niveau d’exactitude élevé, requis.
  • Expérience avec le système MIMS (Système manitobain de contrôle de l’immunisation), serait un atout.
  • Expérience administrative dans un bureau de soins de santé, de préférence.

Education (Degree/Diploma/Certificate)

  • Complete high school education, Manitoba standards, required.
  • Formal post secondary training in applied office skills required.
  • A combination of education and experience may be considered.

 

  • Diplôme d’études secondaires obligatoire, suivant les normes du Manitoba.
  • Formation postsecondaire reconnue en techniques de bureau, obligatoire.
  • Un ensemble d’études et d’expériences de travail pertinentes peut être pris en compte.

Qualifications and Skills

  • Must be able to speak, read and write French at the predetermined linguistic level.
  • Keyboarding speed of 50 wpm required
  • Proficiency in Microsoft Word, Excel and Outlook required.
  • Excellent command of the English language (both oral and written).
  • Excellent interpersonal and communications skills.
  • Demonstrated ability to prioritize a large workload and complete a variety of administrative duties.
  • Ability to maintain a high level of confidentiality.
  • Ability to organize and carry out tasks efficiently, while working with minimal supervision.
  • Ability to work in a fast paced environment and work effectively under pressure.
  • Demonstrated ability to effectively contribute to a team environment.
  • Demonstrated problem-solving skills.

 

  • Aptitude à s’exprimer, lire et écrire en français à un niveau linguistique prédéterminé.
  • Vitesse de saisie de clavier de 50 mots/min. exigé.
  • Maîtrise des logiciels Microsoft Word, Excel et Outlook exigée.
  • Maîtrise de l’anglais (parlé et écrit).
  • Excellentes capacités interpersonnelles et en communications.
  • Capacité éprouvée d’établir des priorités dans une charge de travail lourde et de mener à bien diverses tâches administratives.
  • Capacité de respecter la confidentialité.
  • Capacité manifeste de travailler de manière utonome, avec peu d’encadrement.
  • Capacité de travailler dans un environnement qui évolue rapidement et de travailler de façon efficace sous pression.
  • Capacité éprouvée de contribuer avec efficacité à un travail d’équipe.
  • Compétences éprouvées en résolution de problèmes.

 

This position is subject to a Criminal Record Check, including Vulnerable Sector Search, an Adult Abuse Registry Check and a Child Abuse Registry Check. The successful candidate will be responsible for any service charges incurred.

 

Please note that an employee is not permitted to hold two or more positions across the WRHA legal entity that combine to equal more than 1.0 EFT. The WRHA legal entity includes Churchill Health Centre, Deer Lodge Centre, Grace Hospital, Health Sciences Centre, Middlechurch Home of Winnipeg, Pan Am Clinic, River Park Gardens, Victoria General Hospital, WRHA corporate programs, and WRHA community health services.

 

Interviewed candidates may be called upon to participate in a skills assessment.

 

Any application received after the closing time will not be included in the competition.

 

This term position may end earlier as outlined in the Collective Agreement.


Job Segment: Medical, Public Health, Healthcare